Michaela Schierbaum, CDH Mitte:
Herr Rinker, Sie haben für Ihre Handelsagentur das maßgeschneiderte CRM-System „Thalios“ entwickelt. Was war der ausschlaggebende Punkt, dies zu tun?

Sven Patrick Rinker:
Vor einigen Jahren wollte ich meine Agentur ins digitale Zeitalter bringen. Den Prozess der digitalen Transformation habe ich lange geplant und geprüft, wie bestehende Arbeitsprozesse zeitsparend und gewinnbringend digitalisiert werden können. Ich habe wirklich alle Tätigkeiten, von Buchhaltung bis Vertrieb, beleuchtet und abgewogen, in wieweit eine Digitalisierung sinnvoll ist oder ob diese im ungünstigsten Fall sogar zu einem Mehraufwand führen würde. Im Bereich der CRMs habe ich mir viele auf dem Markt erhältliche Programme angeschaut, aber kein passendes gefunden. Ich habe mich daher entschieden ein eigenes CRM zu entwerfen und programmieren zu lassen.

MS:
Wäre ein gängiges, auf dem Markt erhältliches System, das man sich auf seine eigenen Bedürfnisse anpassen lässt, nicht auch ausreichend gewesen?

SPR:
Das könnte man zwar annehmen, aber dem war leider nicht so. Das große Problem, welches ich bei Durchsicht der CRMs feststellte, ist zwar eine schiere Vielfalt an Funktionen, die aber dazu führen, dass die Programme sehr unübersichtlich sind. Sehr viele, verschachtelte Menüpunkte und versteckte Funktionen, die weit weg von einfacher und komfortabler Bedienbarkeit sind. Die Anzahl der Funktionen resultiert einfach draus, dass die Programme eine möglichst breite Masse ansprechen und entsprechend irgendwie für jeden etwas dabei sein soll. Das macht es unübersichtlich und kompliziert – und somit nicht sehr anwenderfreundlich. Meine Agentur hat eine gemischte Altersstruktur und ältere Mitarbeiter oder „Technik-Muffel“ sollten das Programm ebenfalls problemlos bedienen können und sich damit wohlfühlen.

Auch die Kosten waren ein weiterer Faktor. Das Anpassen eines CRMs auf die eigenen Bedürfnisse ist leider nicht so schnell und einfach gemacht, wie man es sich oft vorstellt. Hier Bedarf es sehr kostenintensiven Beratungen und Umprogrammierungen. Bei der Nutzung selbst entstehen dann dennoch stetig hohen Folgekosten für Lizenzgebühren und technischen Support.

MS:
Worin unterscheidet sich Thalios von den herkömmlichen CRM-Systemen?

SPR:
Ich wollte unter anderem diese genannten Probleme umgehen und ich behaupte, dass mir dies mit Thalios auch sehr gut gelungen ist.

Thalios ist für den Vertrieb, insbesondere auch für den Einsatz im Außendienst ausgelegt. Ich nenne das Programm gerne auch mal die „digitale Aktentasche“. Diese Funktionsweise habe ich bislang bei keinem CRM gefunden. Die Software ist ganz flexibel und einfach auf die eigenen Bedürfnisse konfigurierbar, ohne dass ein externer Dienstleister für die Umprogrammierung bezahlt werden muss.

Das Programm selbst ist intuitiv bedienbar und integriert sich in die vorhandene Systemarchitektur. Das hat den großen Vorteil, dass man Programme, wie beispielsweise Word oder Excel, mit denen man jahrelang Erfahrungen gesammelt hat, auch weiterhin nutzen kann.

Es arbeitet zudem auch sehr Energie- und Systemressourcen-sparend und läuft auf einem 150 Euro Android-Tablet genauso schnell, wie auf einem 3.000 Euro Windows-PC.

Nun haben andere CRM Systeme auch ihre Daseinsberechtigung, insbesondere wenn Lagerhaltung und Produktion mit dranhängen. Aber auch hier lässt sich Thalios als Ergänzung für den Vertrieb einbinden.

MS:
So ein Programm auf die Beine zu stellen, ist ja nichts, was man mal so zwischendurch nach Feierabend macht. Wie sind Sie dieses Projekt angegangen und wie lange hat die Entwicklungsphase gedauert?

SPR:
Den Spaß und Affinität zur Technik und dem Programmieren habe ich schon damals auf meinem C64 entwickelt. Später habe ich mir dann Grundkenntnisse in verschiedenen Programmiersprachen für den PC, sowohl autodidaktisch als auch in Schule und Studium aneignen können. Damit war ich zwar nicht in der Lage ein Programm dieser Qualität und Umfang zu programmieren, ich wusste dadurch aber, was technisch möglich war und konnte eine Software entwerfen, welche ich dann durch einen professionellen Programmierer umsetzen ließ. Zwischen Idee und der ersten Ur-Programmversion vergingen über 2 Jahre. Diese Version wurde aber in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt und optimiert.

MS:
Seit wann arbeiten Sie jetzt mit Thalios? Wie hat sich Ihre Arbeit mit dem neuen System verändert und welche positiven Aspekte würden Sie herausstellen?

SPR:
Ich arbeite in meiner Handelsagentur nun seit Anfang 2017 mit Thalios und ich kann mir das Programm gar nicht mehr wegdenken. Die Anforderungen an den Außendienst sind in den letzten Jahren immer weiter gestiegen und ich wüsste nicht, wie ich diese ohne Thalios noch gerecht werden könnte. Arbeit und Arbeitsabläufe haben sich seit dem Programm-Einsatz wesentlich vereinfacht und es ist unglaublich viel Stress weggefallen. Durch Thalios haben wir nicht nur viel Zeit gewonnen, sondern konnten zusätzlich auch die Umsätze steigern. Beispielsweise brauchen wir keine Termine mehr vorbereiten, da Thalios uns vorher alle Unterlagen automatisch zusammenstellt. Vorbei sind die Zeiten von Kisten voller Hängemappen-Ordner und Katalogen im Kofferraum. Man hat jetzt einfach den Kopf frei für andere Dinge und ist grundsätzlich wesentlich entspannter, da man sich nicht mehr so viel merken muss und auch keine Befürchtung haben muss, etwas zu vergessen. Früher habe ich oft auch noch Nachts darüber nachgedacht, ob ich alles erledigt habe oder mir sind Dinge eingefallen, die ich am Tage vergessen hatte. Diese Zeiten sind damit zum Glück vorbei und ich kann wesentlich entspannter schlafen.

MS:
Viele Handelsvertreter sind noch ganz analog unterwegs und arbeiten mit Karteikarten. Wie würden Sie diese Kollegen vom Nutzen eines CRM-Systems überzeugen?

SPR:
Die Kollegen, die noch mit Papier und Stift unterwegs sind, werden vermutlich noch nach einem wirklich guten Grund suchen, warum das alte und bewährte System überhaupt durch ein digitales System abgelöst werden sollte. Öfter habe ich von Kollegen gehört: „Ich bin doch nur Alleine unterwegs und will auch nur noch ein paar Jahre arbeiten. Da lohnt sich sowas nicht“. Ich kann den Standpunkt zwar verstehen, aber möchte dieser Aussage klar widersprechen. Diesen Kollegen kann ich bescheinigen: Es gibt unglaublich viele gute Gründe und es lohnt sich! Ich habe gerade ja schon ein paar Beispiele aufgeführt. Es würde den Rahmen sprengen, wenn ich alle Vorteile aufzählen würde. Man muss einfach selbst die Erfahrung machen. Ich kann den analogen Kollegen nur mit Nachdruck empfehlen, dass sie die Scheu vor der Technik überwinden und diesen Schritt gehen sollten. Gerade bei Thalios sind die Investitionskosten absolut überschaubar und das Programm ist so gestaltet, dass man es intuitiv nutzen und problemlos in die Abläufe integrieren kann. Egal, ob für eine oder mehrere Personen. Für eine Beratung oder Beantwortung von Fragen bin ich immer gerne bereit.

MS:
Wenn ein Handelsvertreter sich entschließt diese „digitale Transformation“ anzugehen, wie sollte er am besten vorgehen?

SPR:
Das ist eine gute Frage. Ich höre in Gesprächen mit Kollegen immer wieder, dass Ängste bestehen, dass sie diese Umstellung überfordert und es zu Problemen kommen könnte. Das ist ganz normal, gerade wenn man sich nicht täglich damit beschäftigt. Ein CRM ist zwar eine zentrale, wichtige Software, aber das systemtechnische Umfeld sollte natürlich ebenso passen. Bei Fragen oder Bedenken helfen wir sehr gerne weiter. Ich fahre auch zu den Kunden raus um sie zu beraten, bei ihnen Handy, Tablet oder PCs einzurichten und sie bei den ersten, digitalen Schritten zu unterstützen.

MS:
Sie werden Thalios im nächsten Jahr auf dem Gemeinschaftsstand des CDH Mitte im Rahmen des DIGITAL FUTUREcongress am 18.01.20 vorstellen. Ist das Projekt Thalios damit abgeschlossen oder arbeiten Sie noch an einer Weiterentwicklung? Wie wird es insgesamt für Thalios weitergehen?

SPR:
Ich freue mich schon auf die Messe und die interessanten Gespräche mit Handelsvertreter-Kollegen. Das Projekt Thalios ist damit noch lange nicht abgeschlossen, denn es wird stetig weiter entwickelt und optimiert. Es stehen aktuell noch ein paar Features in der Pipeline, die in nächster Zeit Einzug in das Programm finden sollen. Auch werden wir in Zukunft auch jedes Kunden-Feedback und auch Wünsche zum Programm besprechen und prüfen, ob und wie diese umgesetzt werden können.

MS:
Herr Rinker, ganz herzlichen Dank für diese sehr interessanten Ausführungen und weiterhin viel Erfolg mit Thalios!

 

Für weitere Informationen können Sie mit Herrn Rinker unter info@ha-rinker.de Kontakt aufnehmen.